Coûts, bénéfices et Retour-sur-investissement (ROI)

Prenons le cas d'une entreprise d'environ 500 salariés (dite "entreprise de taille intermédiaire") ayant son siège social à Paris, 8 bureaux en province et 2 petits établissements à l'étranger (10 "régions" en tout).

Chaque année de nombreux salariés se déplacent pour des formations (cadre du DIF), soit une hypothèse de 60 salariés se déplaçant pour cette raison à Paris une fois par année.

Les directeurs régionaux et commerciaux des 10 sites convergent aussi chaque mois sur Paris pour des réunions de coordination interne.

Coût de la solution monde virtuel(*) sur la première année:
- Amortissement d'un serveur et équipement connexe: 2.000 €
- Création, maintenance et expansions du monde virtuel(**): 20.000 €
- Gamme complète de services de support: 12.000 €
- Internes (animation et administration): 12.000 €
Soit un total de 46.000 € de coûts la première année.

Réduction des coûts sur la première année:
- 30.000 €/an de réduction des coûts de formation (déplacements, salle, équipements) pour les 60 salariés qui se déplacent sur Paris
- 72.000 €/an de réduction des coûts de réunions internes (déplacements) pour les 10 directeurs de régions et les 10 responsables commerciaux de régions
- 90.000 €/an de réduction de coûts induits (temps perdu durant les déplacements, préparation/administration, effets de fatigue/stress)

Soit un total de 192.000 €/an de réduction des coûts niveaux formations de 60 personnes et réunions des 20 managers en régions.

Retour-sur-investissement (RSI/ROI): 3 mois seulement, obtenu en ne considérant que ces formations et réunions internes de management. Les bénéfices des autres utilisations possibles de la plateforme n'ont pas été prises en compte pour le RSI/ROI.

Caractéristiques distinctives:
- des sensations de "co-présence" pour les participants, semblable au face-à-face, conviviales
- la possibilité de partager simultanément en interactif de multiples documents et média
- la disponibilité interactives de nombreux outils et applications collaboratifs durant les échanges

Hypothèses de calcul:
- chaque formation ou réunion dure deux jours
- chaque jour de réunion ou de formation coûte 100 € (hôtel et trois repas)
- chaque déplacement coûte 100 € de transport (train/auto/avion/péages/taxi) en moyenne
- un espace de formation coûte 1000 € par mois en tenant compte de la location (ou achat), du matériel audio-visuel, du mobilier, de l'entretien et des opérations
- pour chaque déplacement, une journée est "perdue", pour cause de: déplacement lui-même, préparation, administration, effets fatigue/stress)
- le "coût total réel" d'une personne se déplaçant et appartenant aux profils ci-dessus, est de 6000 € par mois en moyenne pour l'entreprise, pour 20 jours travaillés

(*) Une solution à haute fonctionnalité collaborative, du type de celles proposées par Internet 3 Solutions (http://www.internet3solutions.com)

(**) En plus des formations et réunions internes ci-dessus, le budget indiqué ci-dessus comprend aussi un aménagement du monde virtuel pour:
- salles de projets virtuelles
- cellule de crise virtuelle
- "cockpit" pour la direction
- réunions virtuelles externes (avec fournisseurs, partenaires,..)
- espace "vitrine 3D" pour promouvoir les offres
- espaces de télétravail
entraînant des bénéfices supplémentaires (productivité, réactivité, coûts, image de l'entreprise, flexibilité, ...).